Van betaalde werkdag naar uren die een klant kan afnemen

Teken de dag vóórdat je vermenigvuldigt

Neem in dit rekenvoorbeeld een ondernemer met zeven werkuren na pauzes. Model A rekent fictief € 75 per uur bij de klant. De ondernemer kan drie bezoeken van anderhalf uur plannen. Daarnaast kost de hele route anderhalf uur en gebruikt hij een uur om de bezoeken te registreren en voor te bereiden. De zeven uren zijn daarmee gevuld. Vier en een half uur is volgens de aanname aan klanten te berekenen.

Bij A is de omzet voor deze dag dus € 337,50 exclusief btw. Model B kent in de oefening vier gesprekken van één uur op afspraak voor € 82 per gesprek. De vier gesprekken vragen samen anderhalf uur voorbereiding en anderhalf uur uitwerking. Ook hier zijn alle zeven werkuren bezet. Aan de klantkant komt de dag uit op € 328 exclusief btw. De uitkomsten zeggen nog weinig over winst. De kosten van ruimte, vervoer, materialen en de formule kunnen immers verschillen.

Haal één afspraak uit de kalender

Stel dat het laatste bezoek bij A de avond tevoren wordt verplaatst en geen vergoeding oplevert. Dan blijven drie declarabele uren over, samen € 225. Of de ondernemer tijd bespaart, hangt af van de route. Een extra rit naar het derde adres kan vervallen, terwijl de ochtend al volledig is voorbereid. Noteer welke tijd vrijkomt en of die tijd nog voor een andere klant kan worden benut.

Als bij B een gesprek vervalt onder dezelfde aanname, resteert drie keer € 82, dus € 246. Een eerder opgesteld advies kan misschien worden gebruikt wanneer de afspraak volgende week alsnog doorgaat. Dat maakt het werk niet vanzelf deze week factureerbaar. Vraag in het echte voorstel wanneer omzet wordt toegerekend en wat de afspraken zijn over wijzigingen door de klant.

Bewaar wat je werkelijk hebt gerekend

Schrijf bij de twee dagen de herkomst van alle uren en bedragen. Een afspraakduur uit een brochure kan korter zijn dan de totale werktijd van een starter. Een routeafstand uit een drukke regio kan moeilijk vergelijkbaar zijn met een gebied met verspreide adressen. Laat waar mogelijk een ervaren ondernemer de tijdsindeling nalopen en vraag expliciet welk onderdeel bij hem het meest schommelt.

Gebruik de daguitkomst om preciezere vragen te stellen over capaciteit en prijs. Vermenigvuldig een volledig gevulde oefendag niet zonder verder onderzoek met alle werkdagen van het jaar. Voor een volledige begroting horen daar ook rustige perioden, afwezigheid, bedrijfskosten en jouw werkelijke aanbod bij.

Vragen voor het vervolg

• Welke uren zijn in mijn klantprijs begrepen?
• Wat gebeurt er met de tijd voor de opdracht die uitvalt?
• Welke grens legt de werkdag aan het aantal verkoopbare uren?

Bronnen

• Hoe bereken je je uurtarief? · KVK
• Een exploitatiebegroting maken · KVK