Software per gebruiker of per vestiging doorrekenen

Tel de mensen die daadwerkelijk toegang nodig hebben

Stel dat een kleine werkplaats één ondernemer, twee vaste medewerkers en een invaller heeft. Voorstel A vermeldt in dit fictieve voorbeeld € 96 per maand voor een vestiging inclusief vier persoonlijke accounts. Voorstel B rekent € 22 per persoonlijk account per maand. Wie alle vier een eigen toegang geeft, komt bij B op € 88 uit. Het verschil in deze opgave is acht euro per maand.

Er werken hooguit twee mensen tegelijkertijd aan een scherm. Dat verandert de som voor B alleen wanneer de aanbieder bevestigt dat gelijktijdig gebruik de rekeneenheid is. Een dienstrooster met twee bezette plekken bewijst nog geen recht op twee gedeelde logins. Vraag welke regels voor individuele toegang en rollen gelden. Het aanpassen van de accountinrichting om een gunstiger sommetje te krijgen kan de controle op wie iets heeft gewijzigd bemoeilijken.

Voeg een medewerker toe zonder het product te veranderen

In de zomer komen er twee tijdelijke krachten bij die allebei orders moeten kunnen bijwerken. A vraagt volgens onze voorbeeldaanname € 14 per extra persoonlijk account. Zes accounts kosten dan € 96 plus twee keer € 14, samen € 124 per maand. Bij B wordt dit zes keer € 22, dus € 132. Welke variant voor deze ene post lager uitvalt is nu omgekeerd.

Controleer hoe lang de extra accounts worden gefactureerd. Een maand gebruiken is iets anders dan een jaarcontract afsluiten voor iedere nieuwe gebruiker. Vraag ook of accounts na het seizoen kunnen worden gedeactiveerd terwijl eerdere orderwijzigingen herleidbaar blijven. Schrijf de antwoorden naast de maanden waarin je werkelijk met de grotere bezetting werkt. Een jaartotaal met zes accounts kan zomerkrachten anders te zwaar laten meetellen.

Laat dezelfde handeling in beide pakketten zien

De werkplaats wil dat een invaller een order mag bekijken en afronden, maar geen prijzen kan wijzigen. Vraag beide aanbieders of dat binnen het vergeleken pakket kan. Is voor die scheiding een duurdere rol vereist, dan moet de opgave worden aangepast. Hetzelfde geldt als ondersteuning of koppeling met de kassa apart wordt betaald.

Bewaar tot slot de prijsdatum, het aantal personen per periode en de precieze taken die zij moeten uitvoeren. Daarmee kun je na een roosterwijziging zien welke getallen opnieuw berekend moeten worden. Een pakket kan technisch ruim voldoende capaciteit hebben en toch anders uitpakken door het aantal persoonlijke accounts dat in de praktijk nodig is.

Vragen voor het vervolg

• Betalen we per persoon, per apparaat of per gelijktijdige gebruiker?
• Wat verandert er bij een tijdelijke medewerker die maar één dienst werkt?
• Welke rechten zijn nodig om dezelfde taken in beide systemen uit te voeren?

Bronnen

• Hoe maak je een goede offerte? · KVK
• Een exploitatiebegroting maken · KVK